شهادة الأيزو
نحتاج إلى أشخاص لمساعدة أعمالنا في الوصول إلى أهداف متفوقة ، وتحديد اتجاهات جديدة ، وتحدي التفكير ، وتنفيذ الخطة ، والعمل معًا لنكون في أفضل حالاتنا. ومع ذلك ، فنحن ، الأشخاص الذين يشكلون العمود الفقري للشركات في جميع أنحاء العالم ، مسؤولون أيضًا عن الاختلالات الرئيسية والعقبات.
في كتابه من جيد إلى رائع ، يشرح جيم كولينز كيف تتحول المؤسسات من كونها جيدة إلى شركات عظيمة (وتحافظ على كونها عظيمة) ، وكيف تكافح معظم المؤسسات لإجراء هذا التحول. يعد تعيين أشخاص رائعين جزءًا حيويًا من معادلة النجاح. يتألف فريق البحث من أكثر من 20 شخصًا ، ودرس 6000 مقال ، وأنتج أكثر من 2000 صفحة من نصوص المقابلات ، وأنشأ 384 ميغا بايت من بيانات الكمبيوتر في مشروع مدته خمس سنوات. إليك أحد الاستنتاجات التي اكتشفوها عن الأشخاص:
“لكي نكون واضحين ، فإن النقطة الرئيسية … لا تتعلق فقط بتجميع الفريق المناسب – وهذا ليس بالأمر الجديد. النقطة الأساسية هي أولاً إخراج الأشخاص المناسبين من الحافلة (والأشخاص الخطأ من الحافلة) قبل معرفة مكان قيادتها”
ارفع يدك إذا كان لديك “شخص خاطئ” في مقعد حافلة شركتك. هذا محزن ، أليس كذلك؟ ثم اتخذ الإجراء الصحيح وأعد عملك إلى المسار الصحيح.
بداية التغيير
كيف يمكننا تجاوز المشكلة والحصول على أفضل ما في الفرق من حولنا؟ باختصار ، نجد الأشخاص المناسبين ، نضعهم في المقعد المناسب ، في الحافلة المناسبة ، يسيرون في الاتجاه الصحيح. من هم الأشخاص المناسبون إذن؟ إليك اقتباس من كتاب “الجر” بقلم جينو ويكمان والذي يلخص الأمر تمامًا ، “الأشخاص المناسبون هم الأشخاص الذين يشاركونك القيم الأساسية لشركتك. إنهم يتناسبون ويزدهرون في ثقافتك. إنهم أشخاص تستمتع بالتواجد حولهم ويجعلون مؤسستك مكانًا أفضل. “
دعنا الآن نثبت هذا الاعتقاد بالقسم 7 من الأيزو 9001:2015 ، والذي يقارن بمتطلبات الأشخاص اللازمين في المؤسسة لتنفيذ نظام إدارة الجودة وتشغيل التحكم في عملياتها بنجاح. ينص القسم 7.1.2 تحديدًا على ما يلي:
“يجب أن تحدد المنظمة وتوفر الأشخاص اللازمين للتنفيذ الفعال لنظام إدارة الجودة ولتشغيل عملياتها ومراقبتها”.
من الواضح أننا بحاجة إلى عدد كافٍ من الهيئات في المقاعد للتأكد من أن نظام الإدارة لدينا فعال وأن العمل يسير بسلاسة ، ولكن هل يمكننا تحسينه قليلاً والحصول على شيء منه حقًا؟
خطوة إلى الخلف وخطوتان إلى الأمام
نحتاج إلى تحديد الهيكل المناسب لمنظمتنا أولاً – نحتاج إلى تحديد جميع الوظائف والأدوار الأساسية المطلوبة لتحقيق النجاح على المدى الطويل. لذلك ، نتخلى عن فكرة من يجلس على المقعد حتى نقرر كيف سيبدو المقعد. عندما نبني ما نسميه مخطط المساءلة الذي يبدأ بتحديد المقعد ثم يعمل على ملئه بالشخص المناسب ، فهذا هو المكان الذي نحصل عليه.
تراجع إلى الوراء – خذ نظرة على ارتفاع 30000 قدم للمؤسسة ككل ، وحدد الهيكل ، ثم ضع مفهوم القسم 7.2 الذي يتناول الكفاءة. بعد كل شيء ، لا يمكننا معرفة من نحتاجه حتى نقرر بصدق ما نحتاجه. بمجرد اختيار المقعد ، نقرر بعد ذلك ما إذا كان لدينا الأشخاص الذين سيحصلون على مقعد GWC – هؤلاء هم الأشخاص الذين يحصلون عليه ويريدونه ولديهم القدرة على القيام بذلك.
إذا حصلوا على مقعد GWC ، فيمكننا الانتقال إلى الأيزو 9001:2015 ، 7.2.2 الكفاءة والوعي والتدريب ، والتي تحدد أننا نضمن أن موظفينا يتمتعون بالكفاءة. من الواضح أن هذا عرض للمهارات والمعرفة واستراتيجية تدريب مستمرة. النجاح في أي مهمة ينبع من تحديد ما يشكل الكفاءة لدور ما ، وتقييم الموظفين المعينين ، وتوفير الإجراءات اللازمة – بما في ذلك التدريب بأي شكل – وإعادة تقييم الكفاءة لضمان أن الإجراءات المتخذة “صحيحة”.
لذلك ، نجد الأشخاص الطيبين ثم نعمل على تدريبهم في المجالات التي يحتاجون إليها لتحسين وظائفهم ، مما يساعدنا على اتخاذ خطوتين كبيرتين إلى الأمام.
فن الاتصال
قال جورج برنارد شو ذات مرة: “أكبر مشكلة في التواصل هي الوهم بحدوث ذلك.” حقيقي جدا! لننتهي من معالجة القسم 7.4 – الاتصال في معيار نظام إدارة الجودة الأيزو 9001:
“يجب على المنظمة تحديد الاتصالات الداخلية والخارجية ذات الصلة بنظام إدارة الجودة …”
بينما نستهدف في الواقع تفاصيل نظام إدارة الجودة هنا ، يمكننا اتباع نهج أكثر شمولًا ونتحدى أنفسنا للتواصل بشكل فعال من أعلى إلى أسفل حول مدى ملاءمة منصب عضو فريقنا في المنظمة ، وكيفية ارتباطه بنظام إدارة الجودة و الرؤية الشاملة. عندما يفهم الموظف بدقة كيف يلعب دورًا في الصورة الكبيرة ، فإنه يحفزه ويشركه ، ويمنحه إحساسًا بالهدف والاتجاه ويساعده على رؤية قيمة دوره. يميل الموظفون إلى العودة إلى منازلهم وهم أكثر سعادة وصحة وإلهامًا لمساعدة المنظمة على تحقيق الرؤية ، وتنشيطهم بشأن العودة إلى المكتب كل يوم.
باختصار ، إذا أخذنا الوقت الكافي لتحديد الهيكل المطلوب لنقل مؤسستنا إلى المستوى التالي ، فسأل إذا كان الأشخاص في مقاعد منظمتنا GWC هم المقعد (احصل عليه ، أريده ، ولديك القدرة على افعل ذلك) سنكتشف بسرعة ما إذا كان لدينا الأشخاص المناسبون في المقاعد المناسبة. وعندما نفعل….. تبدأ اللعبة!