عملية الحصول على شهادة الأيزو

توثيق وإنشاء وتطبيق والحفاظ على نظام إجراء تدقيق المنظمة متعددة المواقع، وفقاً لمتطلبات ISO/IEC 17021-1:2015 ووثيقة IAF الإلزامية لاعتماد المواقع المتعددة على أساس العينات، IAF MD 1:2007.

ينطبق هذا الإجراء على تدقيق المنظمة متعددة المواقع ولا ينطبق على المنظمات التي تمتلك مواقع متعددة تستخدم فيها عمليات أو أنشطة مختلفة جوهرياً في مواقع مختلفة، حتى وإن كانت تحت نفس نظام الإدارة. ينطبق هذا الإجراء على جميع أنواع التدقيقات — الأولية والمراقبة وإعادة الاعتماد.

تُعرَّف المنظمة متعددة المواقع بأنها منظمة تمتلك وظيفة مركزية محددة (مكتب مركزي) تُخطَّط فيه أنشطة معينة وتُراقَب وتُدار، وشبكة من المكاتب والفروع المحلية (المواقع) التي تُنفَّذ فيها هذه الأنشطة كلياً أو جزئياً.

أمثلة على المنظمات متعددة المواقع المحتملة:

• المنظمات العاملة بنظام الامتياز التجاري
• شركات التصنيع التي تمتلك شبكة من مكاتب المبيعات
• منظمات الخدمات التي تمتلك مواقع متعددة تقدم خدمة مماثلة
• الشركات التي تمتلك فروعاً متعددة

يجب أن يكون نظام إدارة المنظمة خاضعاً لخطة تحكم وإدارة مركزية وخاضعاً لمراجعة الإدارة المركزية. يجب أن تخضع جميع المواقع المعنية بما فيها المكتب المركزي لبرنامج التدقيق الداخلي للمنظمة، ويجب أن تكون جميع المواقع قد خضعت للتدقيق قبل تدقيق الاعتماد.

بالنسبة للمنظمة متعددة المواقع، تُجرى مراجعة الطلب والاتفاقية وفقاً للإجراء. في هذه المرحلة، يجب أن تحدد المراجعة:

• تعقيد وحجم الأنشطة التي يغطيها نظام الإدارة وأي اختلافات بين المواقع، كأساس لتحديد مستوى العينة.
• الوظيفة المركزية للمنظمة التي أبرمت مع يو سي إس اتفاقية قابلة للتنفيذ قانونياً لتقديم خدمات الاعتماد.
• مدى تطبيق مواقع المنظمة لنفس النوع من العمليات وفقاً لنفس الإجراءات والأساليب.
• ما إذا كانت جميع المواقع المدرجة في الاعتماد جاهزة للتقديم للاعتماد في نفس الوقت. يجب استبعاد المواقع غير الجاهزة من نطاق الاعتماد.

يُنفَّذ تدقيق متعدد المواقع بما فيه المرحلة الأولى والمرحلة الثانية وفقاً لإجراء التدقيق الأولي. إذا كان هناك أكثر من فريق تدقيق، تعيّن يو سي إس قائداً فريداً للتدقيق مسؤولاً عن توحيد النتائج من جميع فرق التدقيق وإعداد تقرير موحد.

• يجب أن تحدد وثائق الاعتماد المكتب المركزي وقائمة بجميع المواقع التي يسري عليها الاعتماد مع الإشارة بوضوح إلى الأنشطة المعتمدة التي تؤديها الشبكة.
• يجوز إصدار شهادات للمنظمة لكل موقع، شريطة أن تتضمن نفس النطاق أو النطاق الفرعي وأن تشير بوضوح إلى وثيقة الاعتماد الرئيسية.
• تسحب يو سي إس الشهادة بأكملها إذا لم يستوفِ المكتب المركزي أو أي من المواقع الأحكام اللازمة للحفاظ على الاعتماد.
• تُبلّغ يو سي إس المنظمة بالمتطلبات الإضافية لمنح اعتماد متعدد المواقع. تكون هذه الوثيقة متاحة للعموم على موقع يو سي إس الإلكتروني.

يجب اختيار ما لا يقل عن 25% من العينة بشكل عشوائي. قد يشمل اختيار الموقع من بين أمور أخرى الجوانب التالية:

• أحجام المواقع وعدد الموظفين (مثلاً: أكثر من 50 موظفاً في موقع ما)
• تعقيد أو مستوى مخاطر النشاط ونظام الإدارة
• التباينات في ممارسات العمل (مثلاً: العمل بنظام الورديات)
• التباينات في الأنشطة المنجزة
• سجلات الشكاوى والجوانب الأخرى ذات الصلة بالإجراءات التصحيحية والوقائية
• أي جوانب متعددة الجنسيات
• نتائج التدقيق الداخلي ومراجعة الإدارة

الحد الأدنى لعدد المواقع الواجب زيارتها لكل تدقيق:

• تُبرر يو سي إس الوقت المستغرق في تدقيقات متعددة المواقع في ورقة تقدير وقت التدقيق. يُحسب عدد أيام العمل لكل موقع بما فيه المكتب المركزي وفقاً للإجراء.
• قد تُطبق يو سي إس تخفيضاً في وقت المدقق مع مراعاة البنود غير ذات الصلة بالمكتب المركزي و/أو المواقع المحلية، وتُسجَّل أسباب هذه التخفيضات. لا تخضع المواقع التي تُنفِّذ معظم العمليات أو العمليات الحيوية للتخفيضات.
• الوقت الإجمالي المستغرق في التقييم الأولي والمراقبة هو المجموع الكلي للوقت المستغرق في كل موقع بما فيه المكتب المركزي، ويجب ألا يقل أبداً عما كان سيُحسب لو أُنجز كل العمل في موقع واحد.

الموقع المؤقت هو موقع أنشأته المنظمة لأداء عمل أو خدمة محددة لفترة زمنية محدودة ولن يصبح موقعاً دائماً (مثل موقع البناء).

• يجوز تدقيق المواقع المؤقتة التي يغطيها نظام إدارة المنظمة على أساس العينات لتقديم أدلة على تشغيل نظام الإدارة وفاعليته.
• إذا رغبت المنظمة في إدراج المواقع المؤقتة في نطاق الاعتماد، تقوم يو سي إس بذلك بموجب اتفاق مع منظمة العميل. حيث تُدرج في النطاق، يجب تحديد هذه المواقع على أنها مؤقتة.

• الموقع الإضافي هو موقع جديد أو مجموعة مواقع جديدة ستُضاف إلى شبكة متعددة المواقع معتمدة قائمة.
• عند تقديم طلب لانضمام مجموعة جديدة من المواقع إلى شبكة متعددة المواقع المعتمدة، يجب اعتبار كل مجموعة جديدة من المواقع مجموعة مستقلة لتحديد حجم العينة.
• بعد إدراج المجموعة الجديدة في الشهادة، يجب تجميع المواقع الجديدة مع المواقع السابقة لتحديد حجم العينة لتدقيقات المراقبة أو إعادة الاعتماد المستقبلية.